[전자연구노트(ELN) 탐구-8] 연구노트 보관 및 관리

[연구노트 탐구] 여덟번째 주제

"연구노트 보관 및 관리"

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안녕하세요~ 케이워터크래프트입니다.

그동안 잘 지내셨나요?

오늘 케이워터크래프트와 배워 볼 내용은 연구노트 보관 및 관리 포인트 입니다.

다음 사진은 미국 피츠버그대학 의대 Billiar thimothy의 랩에 보관되어 있는 랩규정집입니다

우리나라에서도 「연구노트지침」(미래창조과학부훈령 제44호, 2013.7.31,폐지제정)이라는 규정을 통해

연구노트와 관련된 것들을 관리하고있습니다.

연구노트는 왜 철저한 관리가 필요한 것 일까요?

바로, 연구노트가 유형적 결과물이기 때문입니다.

그럼, 어떠한 방식으로 연구노트가 관리 되어 있는지 알아보도록 하겠습니다.

먼저 연구 관리의 필요성 입니다.

1. 관리규정이 증거능력을 높인다

연구노트는 연구에 대한 유형적 결과물입니다. 따라서 연구실 전체의 자료를 체계적으로 관리하는 것은 연구에 있어 모순이 없다는 것을 증명합니다. 새로운 노트의 수용 절차부터 사용 후 노트 보간 방법 그리고 최종 폐기까지의 기준을 규정화 하여

증거효력을 높이는 것입니다.

2. 상호인용에 대한 보완적 증명

연구노트에 관련 자료 또는 별도 보관 자료의 기재란을 마련해 상호인용에 의해 보완적으로 증명하도록 합니다.

복수의 사람이 참조하기 때문에 교체하거나 위조할 수 없으며, 각종 자료를 서로 인용하는 것은 발명일 입증(발명사실입증)의 증거력을 높입니다.

3. 연구노트의 소유

연구노트는 기관에서 배포하여 소유하는 것이 원칙입니다. 영업비밀에 해당하는 내용이 많아 비밀관리 관점에서 문제가 될 수있기 때문입니다. 교육기관에서는 학습의 기록이라는 관점에서 개인 소유도 가능하지만 연구실 입장에서는 연구실의 연구 성과가 기록된 지식재산이므로 기관이 소유하는 것이 바람직합니다.

위의 내용을 통해 연구노트의 증거력을 높이기 위해 명확한 지침을 바탕으로 한 관리가 필요하며

그 소유는 연구기관에 있다는 것을 알 수 있었습니다.

그럼, 이어서 어떤 관리절차를 거쳐 연구노트가 관리되는지 알아보도록 하겠습니다.

사용자 등록(서명의 등록)

다음 사진은 연구노트의 사용자 등록 예시입니다. 사진에 기재되어 있는 것과 같이 분쟁 시 필적 감정 등의 번거로움에 대비하여 미리 사용자의 정보를 등록해두면 좋습니다. 사용자 정보는 영구적인 것이 아니라 개인 신상의 변화에 따라 조금씩 변하므로 정기적인 확인이 필요한 부분이라고 합니다.

현황관리 및 정기검사

연 1회 정도 실시하는 것으로 노트의 분실여부, 기록자의 유동성에 따르느 반환여부, 날짜 및 서명, 보관장소의 적절성 등에 대해 확인후 검사자의 서명과 일자를 기록하는 것입니다.

회수

연구노트를 회수할 때 연구노트 겉표지에 연구노트 번호, 사용 시작일, 종료일, 사용자, 소속 등이 기재되었는지를 확인하는 것입니다. 또한 연구노트의 마지막 페이지까지의 사용 여부, 목차의 기재, 페이지의 누락, 기록자 및 점검자의 서명 등을 점검하고 회수한 연구노트는 목록으로 관리하여 향후 검색이 용이하도록 합니다.

보관

연구노트에 기재된 내용 중 특허출원 또는 학술 문헌으로서 발표된 내용을 제외하고는 비밀정보이며, 연구실의 노하우(know-how)가 축적된 것입니다. 그러므로 연구노트의 대출은 일정한 제한 요건을 마련합니다. 예를 들면, 비밀 유지의무가 없는 외부인에게는 비공개 되며, 공개제한이 있는 경우에는 비밀유지서약서를 제출하거나 열람·대출 기록을 남깁니다.

복제

관리자는 기재 완료된 연구노트가 즉시 반환되기를 원하지만 연구자는 연구노트를 참조하여 다음 실험을 기획하므로 이를

해결하기 위한 방법으로 복제를 합니다. 복제 허가는 최소한으로 하는 것이 이상적이며, 비밀유지관점에서 원본이든 복제본이든 관계없이 동일하게 관리하는 것이 중요합니다.

보존기간

연구노트의 보존기간은 30년 입니다. 이는 특허의 권리 존속기간이 출원이후 20년이라는 점을 고려한 것입니다. 보존기간이 경과하기 전이라도 보관이 불필요하거나 기술환경 변화 등으로 가치가 없다고 판단된 연구노트는 관련 위원회의 심의 후 폐기할 수 있습니다.

보안관리

연구노트는 연구기관의 중요한 지식재산 이므로 작성 시작부터 폐기까지 장기간 보안을 계속 유지하여 관리하여야 합니다.

작성 중인 연구노트는 잠금장치가 있는 장소에 보관하고 허가된 사람만이 열람할 수 있습니다.

특별한 사유가 없는 한 외부에 공개(반출)할 수 없으나 부득이하게 공개(반출)하는 경우에는 연구기관의 관련 위원회를 통해 심의한 후 공개(반출)하는 것이 중요합니다.

활용

연구노트의 보급 및 이용 활성화를 위해서는 주기적인 교육 실시 및 인센티브 제공 방안의 검토가 필요합니다. 연구노트는 연구자가 발명을 완성하기까지의 연구과정 및 결과 등을 기록한 자료로 발명자 주체 증명과 기업과의 기술이전 계약 체결에 중효한 근거로 활용되므로 쉽게 찾을 수 있고 공유될 수 있도록 해야 합니다.

오늘은 연구자의 발명을 완성하기까지의 연구과정 및 결과 등이 기록되어 있는 자료인 연구노트를

어떻게 보관하고 관리 해야하는지에 대해서 알아보았는데요.

중요한 정보가 담겨있는 자료인 만큼 철저한 관리가 필요하다는 것을 다시 한번 상기시켜주는 시간이었습니다.

그럼, 저희는 다음 포스팅에서 다시 만나도록 하겠습니다.